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文章管理ソフトはコストダウンに最適なソフト【管理も楽ちん】

女性

手作業で紙の文書を管理するのが手間だと感じるなら文書管理ソフトの出番です。取り込んだ文書データは簡単に分類できるので、後からの書類チェックも簡単です。メリットを口コミから確認してみましょう。

みんなの声

探す時間が大幅に短縮することができました!

自分会社に文書管理ソフトが導入されました。紙の資料を電子データに加工し、すべてを社内ネットワーク上で管理することで、必要とされる紙や資料廃棄のコストを削減する目的になります。会社全体の利点しか把握していなかったので、特に感銘を受けることもありませんでした。ある日、部署内で周知された事項についていつ周知されたか調べることになりました。今まではボックスへ収納された紙の書類を一枚ずつ目視で確認しなければ目的を達成することができませんでした。しかし、書類はすべて電子データに加工され、社内ネットワークに掲載されています。文書管理ソフトを起動し、周知事項と記されたフォルダーを捜し、その中から自分にとって必要な資料を検索します。検索ボックスに必要事項を入力し、エンターキーを押すだけで必要な書類はディスプレイに掲示されました。紙の書類を一枚ずつめくる時間を思えば一瞬で資料を捜すことができました。また、商品知識を調べるにはそれが記載されているフォルダーの検索ボタンに必要事項を入力することですべてが完結しました。時間の短縮ができ、自分の課題に集中できるようになりました。
【30代 男性】

管理が楽に行なえるので便利ですね

文書管理ソフトを導入すると、紙の資料や回覧文書など社内を駆け巡っていた物がすべて社内ネットワークに保管することができます。紙の資料の電子化となるとそれらをスキャンする作業に煩わしさを感じていました。しかし、実際にその作業を行うと予想以上に手間がかかりませんでした。時系列順の資料を揃え、後はスキャナーで資料の読み込みをしていきます。特にトラブルもなくあっけなく作業は終わります。その後、社内ネットワークへアクセスすると、自動的に文書は分類され、保管期間が過ぎると廃棄フォルダー移動します。資料をディスプレイに掲示するには検索ボックスにキーワードを入力するだけで事足ります。今まで手作業に頼ってきた文書管理も社内ネットワーク上のデータ管理になるので負担かかることなく進めることができます。
【40代 男性】